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Erläuterungen zur Zulassungs- und Ersteinschreibungsentscheidung

In der Zulassungs- und Ersteinschreibungsentscheidung werden Bewerbungsanträge gelistet. Hierbei wird unterschieden zwischen Anträgen zur Zulassung (Zulassungsentscheidung) und Anträgen zur Immatrikulation (Ersteinschreibungsentscheidung). In der Regel folgt zuerst der Antrag auf Zulassung und im folgenden der Antrag auf Immatrikulation. Eine Ausnahme bilden hier die zulassungsfreien Bachelor-Studiengänge: Diese Anträge landen direkt in der Ersteinschreibungsentscheidung.

Entscheidungsstatus und Zusätzlicher Status

Der Prozess bzw. die Bearbeitung einer Entscheidung kann an zwei Status erkannt werden, dem sog. Entscheidungsstatus (Systemstatus) und dem Zusätzlichen Status (Benutzerstatus). Hierbei ist primär der Entscheidungsstatus ausschlaggebend, der zusätzliche Status spielt eine Rolle bei der fachlichen Beurteilung von Entscheidungen - z. B. bei Bewerbungen in ein höheres Fachsemester oder bei Master-Auswahlkommissionen. Die einzelnen Status und deren Kombinationen werden nachfolgend im Detail erläutert.

Reihenfolge der Status im Entscheidungsprozess

In Kürze: Die Reihenfolge der Status ist wie folgt, beginnend mit der Zulassungsentscheidung:

  1. „Zu prüfen“: Die Entscheidung ist initial eingegangen und die formale Prüfung durch die Sachbearbeitung steht aus. Wird ebenfalls beim Erfüllen von Nachreichsanforderungen gesetzt.
  2. „Gültig“: Alle Dokumente und Angaben sind geprüft und korrekt, ein Zulassungsangebot kann ausgesprochen werden
  3. „Zulassungsangebot liegt vor“: Ein Zulassungsangebot wurde dem Bewerber ausgesprochen, er wird per E-Mail allgemein informiert. Der Zulassungsbescheid steht im SIM-Bewerbungsportal zur Verfügung.
  4. „Zugelassen“: Der Bewerber hat das Zulassungsangebot angenommen und kann (sollte!) sich jetzt einschreiben.

Danach muss der Bewerber einen Antrag auf Immatrikulation stellen, der in der Ersteinschreibungsentscheidung eingeht:

  1. „Zu prüfen“: Die Entscheidung ist initial eingegangen und die formale Prüfung durch die Sachbearbeitung steht aus. Wird ebenfalls beim Erfüllen von Nachreichsanforderungen gesetzt.
  2. „Gültig“: Alle Dokumente und Angaben sind geprüft und korrekt, warten auf Eingang der KV-Meldung und/oder Ausgleich des Semesterbeitrags
  3. „Freigegeben“: Der Bewerber ist jetzt vollständig immatrikuliert.Im SIM-Bewerbungsportal steht in Kürze das Kennungsschreiben vom HIZ bereit, in dem HIZ-Kennung, Master-Kennwort und weitere Modalitäten stehen.

Daneben gibt es noch weitere Status, in denen sich Entscheidungen befinden können:

  • „Abgelehnt“: Der Bewerber wurde im laufenden Ranglistenverfahren abgelehnt (z. B. wegen Zugangsnote und Aufnahmekapazität).
  • „Auf Rangliste(n)“: Der Bewerber befindet sich aktuell in einem laufenden Zulassungsverfahren auf einem Ranglistenplatz.
  • „Ausgeschlossen“: Der Bewerber erhielt im aktuellen Verfahren keine Zulassung (z. B. wegen der Zugangsnote) und damit einen entsprechenden Ablehnungsbescheid.
  • „Vorläufig ausgeschlossen“: Die Entscheidung wurde von der Sachbearbeitung geprüft, es fehlen aber Dokumente oder Dokumente sind fehlerhaft/unvollständig. Der Bewerber muss die angeforderten Dokumente über das SIM-Bewerbungsportal nachreichen. („Nachreichsanforderung“)
  • „Zurückgezogen“: Die Entscheidung wurde vom Bewerber selbstständig zurückgezogen

In den folgenden Situationen wird der zusätzliche Status in der Zulassungsentscheidung berücksichtigt. Dieser dokumentiert das Ergebnis der fachlichen Prüfung und ist maßgeblich für die weitere Bearbeitung der Zulassung.

  • Bei Bewerbungen für ein höheres Fachsemester und für Master-Studiengänge: Liegt die Entscheidung „Formal positiv geprüft“ vor, wird die Bewerbung dem Fachentscheider (in der Regel dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses/der Master-Auswahlkommission) zur fachlichen Prüfung bereitgestellt. Nach Abschluss der fachlichen Prüfung setzt der Fachentscheider den zusätzlichen Status „Fachlich positiv geprüft“ oder „Fachlich negativ geprüft“.
  • Die Zusätzlichen Status für Immatrikulationsentscheidungen sind i.d.R. nicht relevant.

Was muss ich als Fachentscheider/Fachverantwortlicher tun?

Beide Rollen haben Zugriff auf die Zulassungsentscheidung, können Entscheidungen für Ihre zugeordneten Studiengänge sehen und dort den Zusätzlichen Status setzen. Fachverantwortliche dürfen jedoch nicht den finalen zusätzlichen Status „Fachlich positiv geprüft“ oder „Fachlich negativ geprüft“ setzen - das obliegt nur dem Fachentscheider.

Nähere Informationen zu dieser Thematik sind im entsprechenden Microsoft Teams-Team zu finden: SIM Fachverantwortliche/-entscheider htw saar